Managementondersteuner

Verricht organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van het management en/of medewerkers van een organisatie-eenheid of project

Opdracht(gever) (politiek/ambtelijk)

Resultaten Gedragsindicatoren Competenties
  • Ondersteuning is naar tevredenheid van de manager en/of medewerkers geleverd
  • Een juiste afhandeling van acties door manager en/of medewerkers is bewaakt
  • Vergaderingen, afspraken, bijeenkomsten zijn georganiseerd volgens afspraak
  • Verslagen/notulen, actielijsten, rapportages en correspondentie voldoen aan normen en afspraken
  • Informatie is juist en tijdig verwerkt in geautomatiseerde- en (archief-)systemen
  • Telefoon, e-mail, post is correct en tijdig afgehandeld
  • Vraagt door naar de wensen van manager en/of medewerkers, biedt ondersteuning of verwijst door naar het juiste loket of de juiste procedure
  • Maakt heldere afspraken en komt deze na
  • Vindt een balans tussen een dienstverlenende en assertieve houding
  • Klantgerichtheid
  • Bewaakt de naleving van afspraken, termijnen en routing
  • Handelt pro-actief en wijst anderen op tactvolle wijze op hun verantwoordelijkheden
  • Voortgangscontrole
  • Maakt een realistische inschatting van urgentie en belang van zaken
  • Houdt overzicht over de werkzaamheden en stelt prioriteiten
  • Schakelt snel tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving
  • Plannen en organiseren
  • Kiest een aanpak en gedragsstijl die past bij de situatie
  • Flexibiliteit

Omgeving

Resultaten Gedragsindicatoren Competenties
  • Een netwerk binnen de eigen organisatie en extern met secretariaten is benut en onderhouden
  • Uitwisseling van informatie en actiepunten is tijdig en klantvriendelijk gerealiseerd
  • Is op de hoogte van wat speelt binnen de organisatie, kent de gevoeligheden en handelt daarnaar
  • Is zich bewust van (in)formele regels, belangen en posities relevant voor het werkterrein en handelt daarnaar
  • Organisatiesensitiviteit

Bedrijfsvoering

Resultaten Gedragsindicatoren Competenties
  • Er is een goed functionerend(e) secretariaat/ondersteuning
  • Werkzaamheden zijn uitgevoerd volgens de geldende kaders, procedures en afspraken
  • Vertrouwelijkheid van informatie (personele en bedrijfsmatige) is geborgd
  • Maakt afspraken met collega’s over werkverdeling en vervanging
  • Communiceert interne afspraken naar manager en/of medewerkers
  • Staat collega’s bij waar nodig
  • Geeft collega’s opbouwende feedback
  • Samenwerken
  • Geeft vriendelijk doch helder de eigen (professionele) grenzen aan
  • Gaat zorgvuldig om met persoonlijke en vertrouwelijke informatie
  • Is niet te verleiden om vertrouwelijke informatie te misbruiken dan wel aan buitenstaanders te verschaffen
  • Integriteit

Vernieuwen en verbeteren

Resultaten Gedragsindicatoren Competenties
  • Bijdragen zijn geleverd aan verbetering/efficiency van de (logistieke) werkprocessen en resultaten
  • Leert van eigen ervaring en fouten
  • Maakt zich nieuwe kennis en inzichten snel eigen
  • Vraagt feedback op geleverde producten en diensten
  • Zelfontwikkeling