Terug naar functiegroepen overzicht

Functiegroepen vergelijken

Kies twee functiegroepen om de resultaatgebieden, gedragsindicatoren, competenties en het kwaliteitenprofiel met elkaar te vergelijken.

Managementondersteuner

Bedrijfsvoering

Medewerker Administratie

Bedrijfsvoering

Vergelijk de resultaatgebieden/resultaten van de twee functiegroepen

Verricht organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van het management en/of medewerkers van een organisatie-eenheid of project

Verricht administratieve werkzaamheden ten behoeve van de bedrijfsvoering

Opdracht(gever) (politiek/ambtelijk)

  • Ondersteuning is naar tevredenheid van de manager en/of medewerkers geleverd
  • Een juiste afhandeling van acties door manager en/of medewerkers is bewaakt
  • Vergaderingen, afspraken, bijeenkomsten zijn georganiseerd volgens afspraak
  • Verslagen/notulen, actielijsten, rapportages en correspondentie voldoen aan normen en afspraken
  • Informatie is juist en tijdig verwerkt in geautomatiseerde- en (archief-)systemen
  • Telefoon, e-mail, post is correct en tijdig afgehandeld

Omgeving

  • Een netwerk binnen de eigen organisatie en extern met secretariaten is benut en onderhouden
  • Uitwisseling van informatie en actiepunten is tijdig en klantvriendelijk gerealiseerd

Bedrijfsvoering

  • Er is een goed functionerend(e) secretariaat/ondersteuning
  • Werkzaamheden zijn uitgevoerd volgens de geldende kaders, procedures en afspraken
  • Vertrouwelijkheid van informatie (personele en bedrijfsmatige) is geborgd

Vernieuwen en verbeteren

  • Bijdragen zijn geleverd aan verbetering/efficiency van de (logistieke) werkprocessen en resultaten

Opdracht(gever) (politiek/ambtelijk)

  • De klantvraag is effectief opgepakt en afgehandeld, dan wel doorgeleid
  • Aangeleverde gegevens en opdrachten zijn gecontroleerd op juistheid en volledigheid, verwerkt èn gearchiveerd in de conform opdracht
  • Gegevens zijn verzameld en geselecteerd en overzichten zijn gemaakt conform opdracht

Omgeving

  • Juiste informatie is tijdig geleverd aan of opgevraagd bij interne medewerkers of bij externe instanties

Bedrijfsvoering

  • Werkzaamheden zijn uitgevoerd conform de geldende kaders, procedures en afspraken
  • Administratie is op orde (Interne Controle / Auditdienst)

Vernieuwen en verbeteren

  • Bijdragen zijn geleverd aan verbetering en efficiency van werkprocessen / administratieve procedures
  • Kennisdeling is geborgd

Vergelijk de gedragsindicatoren van de twee functiegroepen

Opdracht(gever) (politiek/ambtelijk)

  • Vraagt door naar de wensen van manager en/of medewerkers, biedt ondersteuning of verwijst door naar het juiste loket of de juiste procedure
  • Maakt heldere afspraken en komt deze na
  • Vindt een balans tussen een dienstverlenende en assertieve houding
  • Bewaakt de naleving van afspraken, termijnen en routing
  • Handelt pro-actief en wijst anderen op tactvolle wijze op hun verantwoordelijkheden
  • Maakt een realistische inschatting van urgentie en belang van zaken
  • Houdt overzicht over de werkzaamheden en stelt prioriteiten
  • Schakelt snel tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving
  • Kiest een aanpak en gedragsstijl die past bij de situatie

Omgeving

  • Is op de hoogte van wat speelt binnen de organisatie, kent de gevoeligheden en handelt daarnaar
  • Is zich bewust van (in)formele regels, belangen en posities relevant voor het werkterrein en handelt daarnaar

Bedrijfsvoering

  • Maakt afspraken met collega’s over werkverdeling en vervanging
  • Communiceert interne afspraken naar manager en/of medewerkers
  • Staat collega’s bij waar nodig
  • Geeft collega’s opbouwende feedback
  • Geeft vriendelijk doch helder de eigen (professionele) grenzen aan
  • Gaat zorgvuldig om met persoonlijke en vertrouwelijke informatie
  • Is niet te verleiden om vertrouwelijke informatie te misbruiken dan wel aan buitenstaanders te verschaffen

Vernieuwen en verbeteren

  • Leert van eigen ervaring en fouten
  • Maakt zich nieuwe kennis en inzichten snel eigen
  • Vraagt feedback op geleverde producten en diensten

Opdracht(gever) (politiek/ambtelijk)

  • Vraagt door en verzamelt alle relevante informatie
  • Zoekt (samen met de klant) naar passende oplossingen.
  • Staat de klant beleefd te woord en toont begrip voor diens situatie
  • Maakt heldere afspraken, komt deze na en houdt de klant op de hoogte van de voortgang
  • Werkt aandachtig en systematisch
  • Is alert op fouten en onjuistheden
  • Heeft aandacht voor details
  • Legt afspraken en acties vast

Omgeving

  • Stelt de juiste prioriteiten en/of vraagt hulp bij het stellen van vragen
  • Kiest een aanpak en gedragsstijl die past bij de situatie

Bedrijfsvoering

  • Gaat zorgvuldig om met persoonlijke en vertrouwelijke informatie.
  • Houdt zich aan de binnen de organisatie geldende (formele) normen en waarden.
  • Blijft ook onder druk/ handelen volgens de geldende normen en waarden.
  • Monitort de voortgang, rappelleert tijdig en escaleert indien nodig naar een hoger niveau
  • Creëert voor zichzelf en anderen overzicht over totale werkvoorraad en termijnverplichtingen
  • Signaleert afwijkingen van de planning, stelt prioriteiten en komt met voorstellen om bij te sturen.
  • Staat collega’s bij waar nodig en roept tijdig hulp van collega’s in
  • Draagt bij aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer dit niet van direct persoonlijk belang is

Vernieuwen en verbeteren

  • Deelt kennis en ideeën met collega’s
  • Signaleert knelpunten en doet onderbouwde verbetervoorstellen
  • Werkt verbeteringen uit in afstemming met collega’s

Vergelijk de competenties van de twee functiegroepen

  • Klantgerichtheid
  • Voortgangscontrole
  • Plannen en organiseren
  • Flexibiliteit
  • Organisatiesensitiviteit
  • Samenwerken
  • Integriteit
  • Zelfontwikkeling
  • Klantgerichtheid
  • Accuraat werken
  • Flexibiliteit
  • Integriteit
  • Voortgangscontrole
  • Samenwerken
  • Zelfontwikkeling

Vergelijk het kwaliteitenprofiel van de twee functiegroepen

Ervaring

Geen relevante werkervaring

Opleiding

Werk- en denkniveau
  • MBO
Opleidingsrichting en/of vakkennis

Secretariële opleiding

Overige kennis en vaardigheden

·   Voldoende beheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma’s, zoals Excel, Word en Powerpoint

·   Voldoende beheersing van de standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement

·   Basiskennis  van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoeringsprocedures

·   Basiskennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden[1]

·   Basiskennis  van en affiniteit met  het eigen onderdeel en basiskennis van de ketenpartners / relaties waar veel mee wordt samengewerkt

·   Basiskennis van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier)

·   Voldoende  beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift

·   basisbeheersing (conversatie) van de Engelse taal

 

[1] De schaalniveaus zijn in de praktijk doorgaans aan de volgende managementfuncties gekoppeld: S5 = teamleider, S6 = afdelingshoofd, S7 = directeur, S8 = inspecteur-generaal (IG) / directeur-generaal (DG) / plv. secretaris-generaal (pSG), S9 = secretaris-generaal (SG) / staatssecretaris, S10 = minister

Competenties uit het kernprofiel

  • klantgerichtheid
  • voortgangscontrole
  • plannen-en-organiseren
  • organisatiesensitiviteit
  • samenwerken
  • integriteit
  • zelfontwikkeling

Ervaring

geen/enige relevante ervaring (bijv. algemeen administratief, financiële administratie, personeelsadministratie)

Opleiding

Werk- en denkniveau
  • VMBO
  • MBO
Opleidingsrichting en/of vakkennis

VMBO: Technische Leerweg / TL Administratie

MBO: Administratie, Secretarieel en/of relevant voor aandachtsgebied

Financiën: Financieel-economisch (Moderne Bedrijfsadministratie/MBA, Praktijkdiploma Boekhouden/PDB)

Personeel: Financieel-Administratief/Personeelswerk

Overige kennis en vaardigheden

Basiskennis van relevante administratieve regelgeving, processen en (geautomatiseerde) ERP-systemen;0 MS-Office

 

Financiën

Basiskennis overheidsfinanciën en administratieve organisatie

 

Personeel

Basiskennis HR-processen

Competenties uit het kernprofiel

  • accuraat-werken
  • klantgerichtheid
  • integriteit
  • voortgangscontrole
  • samenwerken
  • zelfontwikkeling