Terug naar functiegroepen overzicht

Functiegroepen vergelijken

Kies twee functiegroepen om de resultaatgebieden, gedragsindicatoren, competenties en het kwaliteitenprofiel met elkaar te vergelijken.

Managementondersteuner

Bedrijfsvoering

Medewerker Communicatie

Bedrijfsvoering

Vergelijk de resultaatgebieden/resultaten van de twee functiegroepen

Verricht organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van het management en/of medewerkers van een organisatie-eenheid of project

Verricht ondersteunende of operationele werkzaamheden ten behoeve van de communicatie en heeft op dit onderwerp een signaalfunctie

Opdracht(gever) (politiek/ambtelijk)

  • Ondersteuning is naar tevredenheid van de manager en/of medewerkers geleverd
  • Een juiste afhandeling van acties door manager en/of medewerkers is bewaakt
  • Vergaderingen, afspraken, bijeenkomsten zijn georganiseerd volgens afspraak
  • Verslagen/notulen, actielijsten, rapportages en correspondentie voldoen aan normen en afspraken
  • Informatie is juist en tijdig verwerkt in geautomatiseerde- en (archief-)systemen
  • Telefoon, e-mail, post is correct en tijdig afgehandeld

Omgeving

  • Een netwerk binnen de eigen organisatie en extern met secretariaten is benut en onderhouden
  • Uitwisseling van informatie en actiepunten is tijdig en klantvriendelijk gerealiseerd

Bedrijfsvoering

  • Er is een goed functionerend(e) secretariaat/ondersteuning
  • Werkzaamheden zijn uitgevoerd volgens de geldende kaders, procedures en afspraken
  • Vertrouwelijkheid van informatie (personele en bedrijfsmatige) is geborgd

Vernieuwen en verbeteren

  • Bijdragen zijn geleverd aan verbetering/efficiency van de (logistieke) werkprocessen en resultaten

Opdracht(gever) (politiek/ambtelijk)

  • Ondersteunende communicatiewerkzaamheden zijn uitgevoerd volgens opdracht / instructie
  • Procescoördinatie (traffic) van communicatieproducten is verricht volgens (klant) aanvraag
  • Publieksvragen en/of interne communicatieopdrachten zijn afgehandeld volgens de regelgeving / procedures
  • Informatie/stukken zijn op de juiste media geplaatst volgens de geldende regels en huisstijl

Omgeving

  • Producten zijn gerealiseerd conform afspraken met de klant en de leveranciers.
  • Informatie aan in- en externen is op juiste wijze en begrijpelijke wijze verstrekt
  • Signalen zijn tijdig en juist opgepakt

Bedrijfsvoering

  • De huisstijl binnen de eigen organisatie is correct toegepast.
  • Werkzaamheden zijn uitgevoerd conform de geldende kaders, procedures en afspraken
  • De administratie is op orde

Vernieuwen en verbeteren

  • input is geleverd aan de verbetering van de (eigen) werkprocessen binnen de organisatie
  • Kennisdeling is geborgd

Vergelijk de gedragsindicatoren van de twee functiegroepen

Opdracht(gever) (politiek/ambtelijk)

  • Vraagt door naar de wensen van manager en/of medewerkers, biedt ondersteuning of verwijst door naar het juiste loket of de juiste procedure
  • Maakt heldere afspraken en komt deze na
  • Vindt een balans tussen een dienstverlenende en assertieve houding
  • Bewaakt de naleving van afspraken, termijnen en routing
  • Handelt pro-actief en wijst anderen op tactvolle wijze op hun verantwoordelijkheden
  • Maakt een realistische inschatting van urgentie en belang van zaken
  • Houdt overzicht over de werkzaamheden en stelt prioriteiten
  • Schakelt snel tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving
  • Kiest een aanpak en gedragsstijl die past bij de situatie

Omgeving

  • Is op de hoogte van wat speelt binnen de organisatie, kent de gevoeligheden en handelt daarnaar
  • Is zich bewust van (in)formele regels, belangen en posities relevant voor het werkterrein en handelt daarnaar

Bedrijfsvoering

  • Maakt afspraken met collega’s over werkverdeling en vervanging
  • Communiceert interne afspraken naar manager en/of medewerkers
  • Staat collega’s bij waar nodig
  • Geeft collega’s opbouwende feedback
  • Geeft vriendelijk doch helder de eigen (professionele) grenzen aan
  • Gaat zorgvuldig om met persoonlijke en vertrouwelijke informatie
  • Is niet te verleiden om vertrouwelijke informatie te misbruiken dan wel aan buitenstaanders te verschaffen

Vernieuwen en verbeteren

  • Leert van eigen ervaring en fouten
  • Maakt zich nieuwe kennis en inzichten snel eigen
  • Vraagt feedback op geleverde producten en diensten

Opdracht(gever) (politiek/ambtelijk)

  • Stelt concrete doelen, prioriteiten en acties voor zichzelf en eventueel voor anderen
  • Maakt realistische inschattingen van benodigde tijd, capaciteit en middelen
  • Stemt eigen planning af op relevante werkzaamheden van anderen
  • Realiseert de randvoorwaarden om de gewenste producten/diensten te kunnen leveren
  • Kiest een aanpak en gedragsstijl die bij de situatie past
  • Beweegt mee met de wensen van de klant en stelt daarin ook zijn/haar grenzen

Omgeving

  • Probeert de vraag van de klant en de mogelijkheden van de leverancier scherp te krijgen
  • Gaat na of hij/zij de vraag van de ander goed heeft begrepen
  • Houdt in de uitvoering zoveel mogelijk rekening met de wensen en belangen van de klant
  • Is helder in wat wel en wat niet kan
  • Biedt de klant alternatieven als een bepaalde vraag/wens niet direct kan worden beantwoord/gehonoreerd
  • Vraagt na afronding of de klant tevreden is

Bedrijfsvoering

  • Bewaakt de gemaakte afspraken en zorgt dat deze worden nagekomen
  • Geeft tijdig aan als een bepaalde afspraak niet kan worden nagekomen
  • Is transparant over de voortgang van de activiteiten

Vernieuwen en verbeteren

  • Leert van eigen ervaring en fouten
  • Weet nieuwe kennis en inzichten snel eigen te maken
  • Vraagt actief feedback op geleverde producten en diensten

Vergelijk de competenties van de twee functiegroepen

  • Klantgerichtheid
  • Voortgangscontrole
  • Plannen en organiseren
  • Flexibiliteit
  • Organisatiesensitiviteit
  • Samenwerken
  • Integriteit
  • Zelfontwikkeling
  • Plannen en organiseren
  • Flexibiliteit
  • Luisteren
  • Klantgerichtheid
  • Voortgangscontrole
  • Zelfontwikkeling

Vergelijk het kwaliteitenprofiel van de twee functiegroepen

Ervaring

Geen relevante werkervaring

Opleiding

Werk- en denkniveau
  • MBO
Opleidingsrichting en/of vakkennis

Secretariële opleiding

Overige kennis en vaardigheden

·   Voldoende beheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma’s, zoals Excel, Word en Powerpoint

·   Voldoende beheersing van de standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement

·   Basiskennis  van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoeringsprocedures

·   Basiskennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden[1]

·   Basiskennis  van en affiniteit met  het eigen onderdeel en basiskennis van de ketenpartners / relaties waar veel mee wordt samengewerkt

·   Basiskennis van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier)

·   Voldoende  beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift

·   basisbeheersing (conversatie) van de Engelse taal

 

[1] De schaalniveaus zijn in de praktijk doorgaans aan de volgende managementfuncties gekoppeld: S5 = teamleider, S6 = afdelingshoofd, S7 = directeur, S8 = inspecteur-generaal (IG) / directeur-generaal (DG) / plv. secretaris-generaal (pSG), S9 = secretaris-generaal (SG) / staatssecretaris, S10 = minister

Competenties uit het kernprofiel

  • klantgerichtheid
  • voortgangscontrole
  • plannen-en-organiseren
  • organisatiesensitiviteit
  • samenwerken
  • integriteit
  • zelfontwikkeling

Ervaring

Geen/enige relevante ervaring

Opleiding

Werk- en denkniveau
  • VMBO
  • MBO
Opleidingsrichting en/of vakkennis

relevant voor het aandachtsgebied / de deeldiscipline

Competenties uit het kernprofiel

  • plannen-en-organiseren
  • flexibiliteit
  • luisteren
  • klantgerichtheid
  • voortgangscontrole
  • zelfontwikkeling