Terug naar functiegroepen overzicht

Functiegroepen vergelijken

Kies twee functiegroepen om de resultaatgebieden, gedragsindicatoren, competenties en het kwaliteitenprofiel met elkaar te vergelijken.

Managementondersteuner

Bedrijfsvoering

Ondersteunend Medewerker Toezicht / Medewerker Toezicht

Toezicht

Vergelijk de resultaatgebieden/resultaten van de twee functiegroepen

Verricht organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van het management en/of medewerkers van een organisatie-eenheid of project

Verricht voorbereidende en/of operationele toezicht- en/of opsporingswerkzaamheden

Opdracht(gever) (politiek/ambtelijk)

  • Ondersteuning is naar tevredenheid van de manager en/of medewerkers geleverd
  • Een juiste afhandeling van acties door manager en/of medewerkers is bewaakt
  • Vergaderingen, afspraken, bijeenkomsten zijn georganiseerd volgens afspraak
  • Verslagen/notulen, actielijsten, rapportages en correspondentie voldoen aan normen en afspraken
  • Informatie is juist en tijdig verwerkt in geautomatiseerde- en (archief-)systemen
  • Telefoon, e-mail, post is correct en tijdig afgehandeld

Omgeving

  • Een netwerk binnen de eigen organisatie en extern met secretariaten is benut en onderhouden
  • Uitwisseling van informatie en actiepunten is tijdig en klantvriendelijk gerealiseerd

Bedrijfsvoering

  • Er is een goed functionerend(e) secretariaat/ondersteuning
  • Werkzaamheden zijn uitgevoerd volgens de geldende kaders, procedures en afspraken
  • Vertrouwelijkheid van informatie (personele en bedrijfsmatige) is geborgd

Vernieuwen en verbeteren

  • Bijdragen zijn geleverd aan verbetering/efficiency van de (logistieke) werkprocessen en resultaten

Opdracht(gever) (politiek/ambtelijk)

  • Bijdragen aan producten / toezichtwerkzaamheden en/of opsporingsonderzoeken zijn geleverd conform opdracht
  • Producten/diensten voldoen aan vakinhoudelijke normen en instructies

Omgeving

  • In- en externe informatiebron-nen zijn effectief en efficiënt gebruikt

Bedrijfsvoering

  • Bedrijfsprocessen zijn conform de geldende kaders (ao-procedures) en afspraken uitgevoerd
  • De dossiers zijn compleet, actueel en betrouwbaar

Vernieuwen en verbeteren

  • Bijdragen zijn geleverd aan verbetering en efficiency van werkprocessen/administratieve procedures
  • Kennisdeling is geborgd

Vergelijk de gedragsindicatoren van de twee functiegroepen

Opdracht(gever) (politiek/ambtelijk)

  • Vraagt door naar de wensen van manager en/of medewerkers, biedt ondersteuning of verwijst door naar het juiste loket of de juiste procedure
  • Maakt heldere afspraken en komt deze na
  • Vindt een balans tussen een dienstverlenende en assertieve houding
  • Bewaakt de naleving van afspraken, termijnen en routing
  • Handelt pro-actief en wijst anderen op tactvolle wijze op hun verantwoordelijkheden
  • Maakt een realistische inschatting van urgentie en belang van zaken
  • Houdt overzicht over de werkzaamheden en stelt prioriteiten
  • Schakelt snel tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving
  • Kiest een aanpak en gedragsstijl die past bij de situatie

Omgeving

  • Is op de hoogte van wat speelt binnen de organisatie, kent de gevoeligheden en handelt daarnaar
  • Is zich bewust van (in)formele regels, belangen en posities relevant voor het werkterrein en handelt daarnaar

Bedrijfsvoering

  • Maakt afspraken met collega’s over werkverdeling en vervanging
  • Communiceert interne afspraken naar manager en/of medewerkers
  • Staat collega’s bij waar nodig
  • Geeft collega’s opbouwende feedback
  • Geeft vriendelijk doch helder de eigen (professionele) grenzen aan
  • Gaat zorgvuldig om met persoonlijke en vertrouwelijke informatie
  • Is niet te verleiden om vertrouwelijke informatie te misbruiken dan wel aan buitenstaanders te verschaffen

Vernieuwen en verbeteren

  • Leert van eigen ervaring en fouten
  • Maakt zich nieuwe kennis en inzichten snel eigen
  • Vraagt feedback op geleverde producten en diensten

Opdracht(gever) (politiek/ambtelijk)

  • Onderzoekt de wensen en belangen van de klant en verwijst zonodig door
  • Maakt heldere afspraken, zorgt voor een goede uitvoering
  • Zoekt bij gerezen problemen samen met de opdrachtgever naar passende oplossingen
  • Meldt relevante waarnemingen aan de opdrachtgever
  • Stemt zijn eigen gedrag af op de situatie die zich voordoet
  • Schakelt bij weerstand of onverwachte omstandigheid over op een andere aanpak die ook tot het gestelde doel leidt
  • Gaat adequaat om met weerstand en kritiek
  • Communiceert helder naar en stemt af met collega’s
  • Draagt bij aan en ondersteunt collega’s bij de realisatie van een gemeenschappelijk resultaat
  • Reageert actief en constructief op de ideeën en meningen van anderen

Omgeving

  • Formuleert helder en correct
  • Brengt boodschap op het juiste moment, met de juiste woorden en op de juiste toon naar voren
  • Toetst of de boodschap is overgekomen zoals hij bedoeld is

Bedrijfsvoering

  • Stemt de eigen planning af op relevante werkzaamheden van anderen
  • Creëert voor zichzelf en anderen inzicht in de voortgang van zaken
  • Signaleert tijdig afwijkingen en komt met voorstellen om bij te sturen en weet zodoende termijnen te behalen
  • Escaleert indien nodig

Vernieuwen en verbeteren

  • Heeft en haalt kennis, ideeën en ervaringen op en deelt deze met collega’s
  • Signaleert knelpunten en doet onderbouwde verbetervoorstellen
  • Werkt verbeteringen uit in afstemming met collega’s

Vergelijk de competenties van de twee functiegroepen

  • Klantgerichtheid
  • Voortgangscontrole
  • Plannen en organiseren
  • Flexibiliteit
  • Organisatiesensitiviteit
  • Samenwerken
  • Integriteit
  • Zelfontwikkeling
  • Flexibiliteit
  • Samenwerken
  • Klantgerichtheid
  • Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid
  • Voortgangscontrole
  • Zelfontwikkeling

Vergelijk het kwaliteitenprofiel van de twee functiegroepen

Ervaring

Geen relevante werkervaring

Opleiding

Werk- en denkniveau
  • MBO
Opleidingsrichting en/of vakkennis

Secretariële opleiding

Overige kennis en vaardigheden

·   Voldoende beheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma’s, zoals Excel, Word en Powerpoint

·   Voldoende beheersing van de standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement

·   Basiskennis  van de interne administratieve en bedrijfsvoeringregels en bedrijfsvoeringsprocedures

·   Basiskennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden[1]

·   Basiskennis  van en affiniteit met  het eigen onderdeel en basiskennis van de ketenpartners / relaties waar veel mee wordt samengewerkt

·   Basiskennis van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier)

·   Voldoende  beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift

·   basisbeheersing (conversatie) van de Engelse taal

 

[1] De schaalniveaus zijn in de praktijk doorgaans aan de volgende managementfuncties gekoppeld: S5 = teamleider, S6 = afdelingshoofd, S7 = directeur, S8 = inspecteur-generaal (IG) / directeur-generaal (DG) / plv. secretaris-generaal (pSG), S9 = secretaris-generaal (SG) / staatssecretaris, S10 = minister

Competenties uit het kernprofiel

  • klantgerichtheid
  • voortgangscontrole
  • plannen-en-organiseren
  • organisatiesensitiviteit
  • samenwerken
  • integriteit
  • zelfontwikkeling

Ervaring

geen/enige relevante ervaring (o.a. administratieve / secretariële ondersteuning, ervaring met toezicht of opsporing)

ervaring met geautomatiseerde (o.a. ICT-) systemen

Opleiding

Werk- en denkniveau
  • VMBO
  • MBO
Opleidingsrichting en/of vakkennis

VMBO: administratief /  secretarieel
MBO: relevant voor (administratief of inhoudelijk ondersteunen van) toezicht of opsporing

 documentmanagement

 

wettelijk vereiste bevoegdheden/diploma's (bijv. AOA, BOA) en/of andere relevante bevoegdheden (bijv. rijbewijs B), vaarbewijs); (basis)kennis van relevante wet- en regelgeving, strafrecht en AWB; enige kennis van (sectorspecifieke) opsporings- en/of toezichtprocessen, -procedures, (geautomatiseerde) -systemen, -software en -apparatuur; (enige) kennis van de sector; kennis van informatiesystemen en kwaliteitssystemen

Overige kennis en vaardigheden

kennis van en kunnen werken met geautomatiseerde (o.a. ICT-) systemen en apparatuur; kennis van relevante bedrijfsvoeringskaders, -regels en -procedures (o.a. AO)

Competenties uit het kernprofiel

  • flexibiliteit
  • samenwerken
  • klantgerichtheid
  • mondelinge-uitdrukkingsvaardigheid
  • voortgangscontrole
  • zelfontwikkeling